La custodia de documentos es necesaria, pues las empresas en ocasiones cometen una serie de descuidos, como puede ser la poca atención que le dan al almacenamiento y cuidado de sus documentos. Todo ello llega a generar una pérdida notable de información, así como grandes complicaciones para buscar y ubicar los documentos y el desgaste que se produce de forma prematura de la información de carácter físico.
¿Qué implica la custodia de archivos?
Esta es una rama de la gestión de documentos que lo que hace es enfocarse a la conservación, almacenamiento y a la seguridad documental, todo ello gracias a una categorización estratégia y a unos protocolos que hacen posible a las empresas disponer de un control mayor y manejar la información.
Debido a ello, antes de tomar la decisión de cómo vamos a almacenar los documentos, hay que comprender las implicaciones que tiene dicho procedimiento. Por lo tanto, olvídate de costumbres como mandar a una caja vieja los archivos que no estés utilizando y opta por un procedimiento más profesional para el almacenamiento de la información, pues como nos aseguran en Gitdoc, expertos en custodia de documentos, no son pocas las empresas que recurren a sus servicios al ver que ya han tenido problemas en la conservación de sus documentaciones.
Ventajas de contar con la custodia de documentación en archivos profesionales:
Organizar documentos que sean más sencillos de buscar
Hay que mirar en los archivos todos esos documentos y formularios. A veces llega un cliente o tu propia empresa y solicita los documentos. Suele ocurrir que no es nada fácil dar con estos documentos en cuestión de minutos.
De los problemas más importantes que derivan de almacenar sin criterio alguno documentos, es organizar expedientes. Estamos pues, ante un buen sistema para la custodia con el que se puede tener acceso a toda la información que queramos sin importar lo antiguos que sean.
Protección de documentos con información vulnerable
Un problema importante es la falsificación de documentos para la empresa. El tener una eficaz custodia de los archivos lo que hará es impedir que terceros ajenos a la empresa puedan tener un acceso indebido a los documentos, puesto que, gracias a los protocolos de manejo suelen ofertar las necesarias precauciones para poder conservar documentos como las actas constitutivas de las empresas, certificados de propiedad, extractos bancarios, contratos de carácter empresariales, sentencias para los juicios, documentos para la identificación personal o títulos profesionales, entre otros documentos existentes.
Respaldar documentos digitales
Creemos que es erróneo que un dispositivo de almacenamiento electrónico baste para la conservación de documentos digitales de importancia. En este sentido, un virus o malware puede afectar de manera importante a cómo funciona la unidad y que se estropeen para siempre los archivos.
Por este motivo, cuando se contratan los servicios de una empresa que ayude al almacenamiento de los archivos electrónicos, lo mejor es que tenga suficiente tecnología para impedir que los expedientes digitales sean vulnerables, comprobando también la existencia de respaldos seguros y que sean imposibles de acceder para las personas que sean ajenas a la empresa.
Desahogo del espacio de trabajo
El acumular cajas repletas de documentos de hace años, llega a poder causar la ruina en cuanto a la imagen a nivel profesional de la oficina. Por no hablar de que puede robarte el espacio físico que precisas.
Cuando hablamos de custodia de archivos hay que pensar que no vas a tener que alquilar la habitación vacía junto a tu oficina, solo para que sea un sitio donde almacenar la documentación añeja.
Hablamos de tener un sitio diferente al de la oficina, de tal forma que la documentación que se almacene no llegue a quitar el espacio que quieres tener en tu sitio de trabajo.
No hay que olvidar que la custodia lo que se enfoca es en la protección y un buen almacenamiento, por lo que se tiene que tener un espacio que logre impedir el que se deteriore o pierda la información en cuestión. Además proporciona la garantía de un buen control, así como acceso a la información.
Ventajas de la custodia documental
El hecho de recurrir a los servicios de una empresa que se dedique a la gestión y custodia de documentos es una magnífica opción para que los archivos queden salvaguardados correctamente y con alta seguridad.
Existen multitud de negocios que además pasan a contratar la gestión documental por otros motivos como por ejemplo la escasez de espacio, pues la información que se conserva en papel llega a ocupar bastante sitio que se puede dedicar a otras tareas de mayor rentabilidad, pues es una función que necesita tiempo y con gran control por los empleados o gentes que no quieren hacerlo.
