Cuando nos preguntamos sobre cómo poder elegir un buen software de gestión estamos ante algo que no es sencillo para una empresa.
Hablamos de elegir el que va a ser, como nos confirman desde softwaredegestionpymes.com, el motor de la empresa. Por todo ello existen bastantes dudas cuando hay que estar decidiendo y ver cuál va a ser mejor para cada uno de los negocios.
¿Qué es lo que hay que valorar para no equivocarse cuando hay que elegir un software de gestión?
Debemos pensar en la actualidad, pero de la misma forma en el futuro del negocio al elegir esta clase de solución.
Cuando se inicia el camino como empresa, de las decisiones de mayor importancia que se deben tomar es la propia elección del programa en materia de software de gestión. Hablamos de una herramienta que es básica de cara a asegurarse un buen funcionamiento del negocio, pero de la misma forma es una herramienta de lo más básica para estar seguros de que hay un óptimo funcionamiento del negocio y así poder obtener la información necesaria en cualquier momento, de tal manera que suponga una guía que sea fundamental cuando llegue el momento de la toma de decisiones de importancia.
Por todo ello, bastantes empresas lo que hacen es preguntarse cuál va a ser el mejor programa para la gestión de las pequeñas y medianas empresas.
En este sentido, siempre es posible ir más a particularizar que a generalizar los temas. Al igual que no existen dos pymes que sean similares, el programa que funciona bien en una empresa es posible que no se vaya a adaptar totalmente a la otra.
De la misma manera, es necesario pensar que si se quiere el programa para implementarlo desde cero, desde el momento que nace la empresa o se hace un cambio desde otro que ya estemos usando.
Software de gestión: ¿En qué debemos pensar para no equivocarnos?
Cuando queremos no equivocarnos, es necesario pensar en algunos puntos de cara a realizar la mejor elección para la empresa. Veamos algunos de estos:
Hay que pensar en las áreas funcionales de la empresa que se tienen que cubrir, en las que son importantes la contabilidad o la facturación, que siempre estarán, pero también hay que ver si se quiere CRM o gestión de clientes, compras, ventas, almacén o fabricación.
Es posible que no vayamos a precisar de cubrir este tipo de áreas desde un comienzo, por lo que va a ser bastante interesante que el software sea de módulos y se incorporen nuevos dependiendo de las necesidades de la empresa.
La elección entre un software de tipo estándar, uno que sea parametrizado u otro a medida, es una decisión de lo más importante.
El software estándar es interesante porque son bastantes las empresas que opten por el mismo programa y se produce un ahorro en cuanto a costes.
La desventaja más importante es que puede ocurrir que no se termine de adaptar a la empresa, y aquí es donde puede ser de gran utilidad que se puede parametrizar o adaptar una serie de funciones a las necesidades que tengamos.
La última de las opciones es la que de que haga un desarrollo a medida. Esta opción es creada de cero dependiendo de las necesidades que tenga la organización, pero cuenta con el problema de un coste más alto, así como que precisa de más tiempo para desarrollarla e implantarla, por no hablar de una más alta dependencia de la empresa que cree el software.
Algo que no debemos olvidar, es que todo ello se debe hacer sin que se pierda la perspectiva de que el programa en cuestión deberá ser usado por los trabajadores. No siempre se le suele dar la importancia que merece a la usabilidad o a la productividad, pues son dos temas que muchas veces caen en el olvido.
El programa en este sentido debe tener agilidad, ser sencillo de usar, intuitivo y servir de ayuda de cara a que mejore la productividad de los empleados.
Otro tema que debemos valorar es la curva de aprendizaje. Si elegimos un desarrollo a medida, es bastante posible que el tiempo que vayamos a necesitar para que un trabajador pueda dominar el programa sea más alto que si se usa un software estándar o parametrizado.
Pensemos que durante la vida empresarial de una compañía, se van a producir bastantes cambios en materia de personal y son bastantes las horas que podemos perder por esta razón.
No hablamos de que sea algo fácil sobre lo que tomar decisiones, por eso es bueno establecer una prueba sobre este sistema por espacio de un tiempo antes de decidirnos.
